Planejamento de contratações públicas: por onde começar?

A condução de processos de compras e contratações na administração pública é um dos maiores desafios da gestão administrativa. Historicamente, o foco das instituições sempre esteve no cumprimento rigoroso da instrução processual das contratações. No entanto, focar apenas na fase procedimental é um erro que costuma resultar em atrasos, desperdício de recursos, contratações ineficazes e apontamentos por parte dos órgãos de controle, como o Tribunal de Contas da União (TCU).

Com a consolidação da Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei nº 14.133/2021), essa mentalidade mudou obrigatoriamente. A legislação positivou o princípio do planejamento como a viga mestra das aquisições. O sucesso de uma compra não nasce durante a instrução processual ou no dia da disputa de lances; ele é construído muito antes, nos bastidores da gestão. Se a sua dúvida é saber por onde iniciar essa jornada de forma estratégica, este artigo detalha o caminho ideal.

O que é o planejamento de contratações públicas?

O planejamento de contratações públicas consiste em uma série de atividades internas realizadas pelo órgão ou entidade que permitem identificar a necessidade da Administração, indicar a solução adequada, verificar a viabilidade da compra e definir como ela será executada e fiscalizada. Longe de ser apenas uma exigência burocrática, ele é uma ferramenta de governança de responsabilidade da alta administração, essencial para assegurar o alinhamento das compras ao planejamento estratégico e às leis orçamentárias.

É fundamental compreender que o nível de detalhamento das informações produzidas durante essa etapa não é padrão: ele deve ser sempre proporcional ao nível de risco associado ao objeto contratado. Quando o planejamento é bem executado, a administração consegue prever demandas, obter ganhos de escala e promover a eficiência, efetividade e eficácia em suas contratações, sem contar com o cumprimento efetivo de princípios fundamentais como o do interesse público e o da economicidade.

A relevância da fase preparatória licitações

Na estrutura da Lei nº 14.133/2021, o planejamento ganha forma e materialidade na chamada fase preparatória licitações. Esta etapa engloba todo o conjunto de atos que antecedem a publicação do edital e deve ser compatibilizada com o Plano de Contratações Anual (PCA) e com as leis orçamentárias.

A fase preparatória é uma das etapas mais delicadas do processo. Sua correta execução se traduz em segurança jurídica para a entidade, pois é no levantamento das soluções passíveis de suprir a necessidade de contratação, considerando questões técnicas e mercadológicas, que a administração pode reduzir riscos em suas contratações — não só de fracasso da licitação, como também de problemas na futura execução do objeto.

Sem uma fase preparatória licitações robusta, as chances de o processo sofrer com falhas graves são altíssimas. É nela que se avalia, inclusive, a necessidade de realizar audiências ou consultas públicas com antecedência mínima de oito dias úteis para garantir de forma ampla a participação de quaisquer interessados.

Planejamento licitações passo a passo

Para estruturar a fase inicial do processo com eficiência e em conformidade com as regras legais, siga este planejamento licitações passo a passo:

1. Definição de Atores e Papéis: O primeiro passo prático é designar qual equipe ou agente fará parte do planejamento. É hora de definir os atores e delimitar papéis, primando sempre pela segregação de funções, que se traduz em uma efetiva gestão de riscos. A responsabilidade pela elaboração do Estudo Técnico Preliminar (ETP) deve recair sobre agentes que conheçam o problema a ser solucionado e as soluções possíveis, o que geralmente engloba representantes da área requisitante e da área técnica.

2. Estudo Técnico Preliminar (ETP): Considerado o documento constitutivo da primeira etapa do planejamento, o ETP deve identificar o problema a ser resolvido, caracterizar o interesse público envolvido e apontar a melhor solução. Ele avalia a viabilidade técnica e econômica da contratação através de elementos cruciais como estimativa de quantidades (visando economia de escala), levantamento de mercado e estimativa de valor. É vital que este artefato seja utilizado como um instrumento real de planejamento, e não como mais um mero documento a ser preenchido de forma protocolar.

3. Análise e Gerenciamento de Riscos: Esse procedimento engloba a identificação, análise e avaliação dos riscos que possam comprometer o sucesso da licitação e a boa execução contratual. Os seus resultados fundamentam diretamente o modelo de gestão do contrato e a futura matriz de alocação de riscos.

4. Termo de Referência (TR), Projeto Básico ou Anteprojeto: Se o ETP e a análise de riscos concluírem pela viabilidade da contratação, a equipe passa à elaboração do TR, projeto básico ou anteprojeto. Esses documentos trazem a definição precisa do objeto, condições de execução, pagamento e recebimento.

5. Controle Prévio de Legalidade: Antes da divulgação do certame, o processo deve seguir para o órgão de assessoramento jurídico, que realizará o controle prévio de legalidade mediante análise jurídica. Com a instrução técnica e jurídica encerrada, a autoridade competente realiza ajustes finais, se necessários, e determina a divulgação do edital.

Como planejar contratações públicas com foco em eficiência?

Saber o roteiro legal é indispensável, mas para entender na prática como planejar contratações públicas de forma moderna, a gestão precisa adotar mecanismos de padronização e inovação:

Uso do catálogo eletrônico de padronização: A Nova Lei dá grande ênfase à centralização de procedimentos. A não utilização dos modelos de minutas de editais, termos de referência ou contratos padronizados deve ser obrigatoriamente justificada por escrito no respectivo processo licitatório.

Busca por contratações compartilhadas: Agrupar demandas de diferentes setores ou até de outros órgãos reduz sensivelmente o custo do processo de contratação e gera ótimos ganhos de escala e otimização de esforços administrativos.

Uso de ferramentas de tecnologia: A eficiência atual passa pela transformação digital. Utilizar ferramentas tecnológicas de vanguarda, tais como soluções de Inteligência Artificial para a realização automática de pesquisa de preços e auxílio na elaboração de artefatos técnicos, reduz o tempo de instrução e eleva a precisão dos dados.

Conclusão

Iniciar o planejamento de contratações públicas exige rigor técnico, respeito à segregação de funções e uma visão clara voltada à governança. Substituir o foco burocrático pelo uso estratégico de artefatos como o ETP e o gerenciamento de riscos é o caminho ideal para blindar o gestor, gerar economia real e assegurar o resultado de contratação mais vantajoso para a Administração.

E na sua instituição, as ferramentas de tecnologia e a segregação de funções já fazem parte do dia a dia do planejamento?

Referências Bibliográficas

BRASIL. Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021. Lei de Licitações e Contratos Administrativos. Brasília, DF: Presidência da República, 2021. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2023/2021/lei/l14133.htm. Acesso em: 17 mai. 2026.

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