Poucas etapas do processo de contratação geram tanta insegurança — e aparecem com tanta frequência em acórdãos dos tribunais de contas — quanto a pesquisa de preços. O motivo não é falta de esforço. A maioria dos gestores sabe que precisa pesquisar. A dificuldade está em como pesquisar: quais fontes usar, em que ordem, como tratar os dados e, principalmente, como documentar tudo de forma que a estimativa resista ao escrutínio de uma auditoria.
A Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021 (Lei de Licitações e Contratos Administrativos), e a Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021, organizaram esse terreno. Este artigo reúne o que você precisa saber para conduzir uma pesquisa de preços fundamentada, defensável e alinhada às boas práticas reconhecidas pelo controle externo.
Para que serve, afinal, a pesquisa de preços
Antes da técnica, o propósito. A pesquisa de preços existe para fundamentar o valor estimado da contratação. É ela que permite ao órgão demonstrar que o preço praticado é compatível com o mercado. Sem essa demonstração, abre-se espaço para o risco de sobrepreço — e, no âmbito do Sistema de Registro de Preços, essa criticidade é ainda maior, já que a estimativa baliza um conjunto amplo de futuras contratações.
O artigo 23 da Lei Federal nº 14.133/2021 estabelece que o valor estimado deve ser compatível com os valores praticados pelo mercado, considerando os preços de bancos de dados públicos, as quantidades a serem contratadas, a potencial economia de escala e as peculiaridades do local de execução do objeto. Guarde esses quatro fatores — eles voltam a importar na hora do tratamento dos dados.
Os cinco parâmetros da IN 65/2021 (e a ordem que o controle cobra)
A IN SEGES/ME nº 65/2021, em seu art. 5º, detalha os parâmetros que podem ser utilizados na pesquisa, de forma combinada ou não. São cinco:
I — Composição de custos unitários, menores ou iguais à mediana do item correspondente nos sistemas oficiais de governo (a norma cita o Painel de Preços e o banco de preços em saúde), observado o índice de atualização correspondente. Atenção: SINAPI e SICRO são referências de obras e serviços de engenharia, que estão fora do alcance da IN 65/2021 (art. 1º, § 1º) e seguem a IN SEGES/ME nº 91/2022.
II — Contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de um ano anterior à data da pesquisa, inclusive por sistema de registro de preços, observado o índice de atualização correspondente.
III — Dados de pesquisa publicada em mídia especializada, tabela de referência ou sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados e dentro do intervalo de até seis meses de antecedência da divulgação do edital.
IV — Pesquisa direta com fornecedores, com no mínimo três fornecedores, mediante solicitação formal de cotação e justificativa da escolha, com orçamentos obtidos até seis meses antes da divulgação do edital.
V — Pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, com notas fiscais emitidas até um ano antes da divulgação do edital, conforme o Caderno de Logística da SEGES.
Aqui está o ponto que mais gera achados de auditoria: a ordem importa. A própria Lei Federal nº 14.133/2021 não estabelece hierarquia entre os parâmetros, mas remete ao regulamento — e é justamente a IN SEGES/ME nº 65/2021 que impõe a preferência. Conforme o parágrafo 1º do artigo 5º da IN, a pesquisa deve priorizar os parâmetros I e II — ou seja, os sistemas oficiais de governo e as contratações similares já realizadas pela Administração. As demais fontes entram de forma complementar ou subsidiária, e sempre com justificativa nos autos quando as fontes prioritárias não forem utilizadas.
Por que a cotação com fornecedor não pode ser a estrela da pesquisa
Este é, provavelmente, o erro mais recorrente — e o mais penalizado. Muitos processos ainda se apoiam quase exclusivamente em cotações enviadas por fornecedores. O problema é duplo: além de contrariar a ordem de prioridade da IN SEGES/ME nº 65/2021, essa prática ignora um comportamento de mercado bem conhecido de quem trabalha na área — fornecedores tendem a apresentar valores acima do praticado quando percebem que a consulta se destina a uma licitação.
O entendimento do TCU sobre isso é consolidado. No Acórdão nº 3.059/2020 – TCU – Plenário, Rel. Min. Raimundo Carreiro, o Tribunal acolheu a análise técnica que apontou como falha a pesquisa de preços restrita à consulta a fornecedores, sem incluir contratações realizadas por outros órgãos. A diversificação de fontes, portanto, não é uma recomendação de boas maneiras — é uma exigência com respaldo jurisprudencial. Uma pesquisa apoiada em fonte única é frágil por definição. A pluralidade de fontes é o que transforma um conjunto de números em fundamentação.
Uma mudança recente que você precisa conhecer
Se a sua equipe ainda pesquisa preços da forma como fazia até meados de 2025, atenção: o cenário mudou. Por meio do Comunicado nº 30/2025, de 26 de agosto de 2025, publicado pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI) no Portal de Compras do Governo Federal, o Painel de Preços deixou de ser atualizado. A partir de julho de 2025, o Painel de Preços e o Painel de Compras não são mais atualizados, e a última atualização disponível corresponde às informações consolidadas até o dia 4 de julho, que ainda podem ser consultadas para fins históricos.
Na prática, a pesquisa que antes era feita no Painel migrou. Usuários do Compras.gov.br podem realizar a consulta pelo módulo “Pesquisa de Preços”, no próprio sistema, que filtra os resultados por códigos CATMAT (materiais) e CATSER (serviços) e gera a média, a mediana ou o menor preço dos processos encontrados. Além dele, o PNCP concentra editais e atas de todo o país, e o Portal de Dados Abertos do Compras.gov.br permanece disponível para consultas mais detalhadas. Ignorar essa transição é um risco real: fundamentar uma estimativa em ferramenta descontinuada é abrir flanco para questionamento.
Da coleta ao tratamento: média, mediana e o saneamento dos dados
Coletar os preços é metade do caminho. A outra metade é tratá-los adequadamente. A IN SEGES/ME nº 65/2021 (art. 6º) admite três metodologias principais para chegar ao preço estimado: média, mediana e menor preço dos valores obtidos. A escolha não é aleatória — depende do perfil da amostra coletada.
Quando os preços são homogêneos, a média tende a representar bem o mercado. Quando há valores extremos que podem distorcer o resultado, a mediana costuma ser mais segura, por resistir a esses pontos fora da curva. E, em qualquer caso, é fundamental avaliar a exclusão de valores manifestamente inexequíveis ou excessivamente elevados — o chamado saneamento da amostra.
Aqui entra um cuidado que separa a pesquisa sólida da vulnerável: toda exclusão precisa ser justificada. Descartar um preço sem registrar o motivo transforma uma decisão técnica legítima em fragilidade processual. Se você excluiu um valor por ser um “outlier”, diga isso — e registre o critério que embasou a decisão.
Vale ainda lembrar dos fatores que o artigo 23 da Lei Federal nº 14.133/2021 manda considerar: economia de escala, quantidades e peculiaridades do local de execução. Um mesmo item pode ter preços legitimamente diferentes conforme a quantidade contratada e a região do país. Tratar registros heterogêneos como se fossem equivalentes distorce a estimativa.
Rastreabilidade: a linha de defesa que muitos esquecem
Chegamos ao ponto que costuma fazer a diferença numa auditoria. Não basta ter feito uma boa pesquisa — é preciso conseguir provar que ela foi boa. E prova, aqui, significa documentação.
Uma pesquisa de preços defensável registra tudo: as fontes efetivamente consultadas, a data da consulta, os valores coletados, os critérios de exclusão aplicados, a metodologia estatística escolhida e a justificativa para eventual não utilização dos parâmetros prioritários. Quando o controle pergunta “de onde veio esse preço?”, a resposta não deveria depender da memória de quem conduziu o processo, nem de uma planilha solta em algum computador. Ela deveria estar inteira no processo, do dado bruto à recomendação final.
Rastreabilidade não é burocracia. É a principal linha de defesa do colaborador que assina a estimativa. É o que permite reconstruir o raciocínio inteiro meses depois, diante de um auditor que não acompanhou nada daquilo em tempo real.
Uma síntese para levar ao dia a dia
Estruturar uma pesquisa de preços que se sustenta passa por um roteiro relativamente claro: planejar bem a descrição do que será cotado; priorizar os parâmetros I e II da IN SEGES/ME nº 65/2021; diversificar as fontes e evitar depender de cotação de fornecedor; usar as ferramentas oficiais vigentes — hoje, o módulo Pesquisa de Preços do Compras.gov.br e o PNCP, não mais o Painel de Preços; aplicar o tratamento estatístico adequado ao perfil da amostra; sanear os dados justificando cada exclusão; e documentar cada etapa com rastreabilidade total.
Nenhum desses passos é, isoladamente, complexo. O desafio está em executá-los com consistência, em volume e sob pressão de prazo — realidade de qualquer setor de compras. Mas é exatamente essa consistência que separa uma estimativa que gera insegurança de uma que atravessa a auditoria sem sobressaltos.
No fim, a lógica é simples: pesquisa de preços com uma fonte é opinião. Com múltiplas fontes, tratamento adequado e rastreabilidade, é fundamentação. E o controle externo conhece muito bem a diferença.
Quando a tecnologia faz o trabalho pesado por você
Executar esse roteiro com consistência, em volume e sob prazo, é o verdadeiro desafio. E é exatamente aí que a tecnologia deixou de ser um luxo para se tornar aliada do colaborador.
O EstimAI, inteligência artificial da JMLab especializada em pesquisa de preços públicos, foi construído a partir desses mesmos parâmetros. Ele consulta as bases oficiais vigentes, como o PNCP e o Compras.gov.br, respeitando a lógica de priorização de fontes, aplica automaticamente o tratamento estatístico adequado ao perfil da amostra, considerando média, mediana e saneamento de valores atípicos, e ajusta a estimativa conforme quantidade, região e demais fatores previstos no artigo 23 da Lei Federal nº 14.133/2021.
Mais do que entregar um número, o EstimAI documenta o caminho inteiro. Cada fonte consultada, cada critério de exclusão aplicado e cada decisão metodológica ficam registrados em um relatório técnico completo e rastreável, pronto para integrar o processo e sustentar qualquer questionamento do controle.
Na prática, a ferramenta transforma em minutos o que antes consumia horas, sem abrir mão do rigor que a legislação exige. O colaborador deixa de garimpar preços manualmente e passa a decidir com mais segurança, embasamento e tranquilidade diante de uma auditoria.
Porque, no fim, a diferença entre uma estimativa que gera insegurança e uma que atravessa o controle sem sobressaltos está na consistência do método. E é esse método que o EstimAI entrega, por padrão, em cada pesquisa.
Conheça o EstimAI e veja como estruturar estimativas que se sustentam, acesse jmllab.com.br/estimai
Fontes consultadas:
- Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021, art. 23 — Portal do Planalto
- Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021, arts. 1º, 5º e 6º
- Acórdão nº 3.059/2020 – TCU – Plenário. Rel. Min. Raimundo Carreiro
- Comunicado nº 30/2025, de 26/08/2025 — MGI / Portal de Compras do Governo Federal (descontinuação do Painel de Preços)
- Portal Licitações e Contratos do TCU
O conteúdo deste artigo reflete a posição do autor e não, necessariamente, a do Grupo JML.
